por Gabriel Carpenedo

Modelo “[…] a palavra modelo, derivada do latim modulus, conduz a molde, forma, […] implica de algum modo a idéia de organização e ordenamento das partes que compõem um conjunto. […] podemos definir modelo como aquilo que serve de exemplo ou norma em determinada situação.” (FERREIRA, 2005, p.17-18)

Gestão: “[…] gerir significa organizar e modelar, por meio de instrumentos e técnicas adequadas, os recursos financeiros e materiais da organização e até mesmo as pessoas que a compõem.” (FERREIRA, 2005, p.18)

Em qualquer modelo de gestão, duas dimensões estão presentes, a forma e a função. Em uma empresa, forma é o ambiente organizacional, o leiaute estrutural e a função são todas as tarefas que necessitam ser executadas.

Um ambiente criativo é o mais adequado a um escritório de Design, mas como criar este ambiente? Se pensarmos em termos de gestão temos de atuar em suas duas dimensões, a forma e a função. Sobre forma temos de pensar na estrutura física do ambiente e na estrutura organizacional, etc. Sobre função temos de pensar em termos de processos, como os setores interagem, quais as regras, normas, etc.

Se você está iniciando seu escritório e não tem muito espaço nem muitas pessoas fique feliz por ser assim. Os últimos estudos realizados na Alemanha sobre o tamanho ideal para uma equipe de trabalho indicam que de 3 a 4 pessoas são necessárias para forma-lá. O espaço pequeno não é um problema, basta você saber aproveitá-lo. Vamos pensar também em duas situações hipotéticas, uma com uma equipe ideal (3 a 4 pessoas) trabalhando em suas casas e outra em um ambiente físico próprio.

Equipe ideal em casa

Alguém poderia dizer que o ambiente físico não existe, mas isso está errado. O ambiente físico existe sim ele é instável, pois não se pode controlar através de uma diretriz da empresa, podendo ser o quarto ou um ambiente específico da casa de um membro que é moldado de maneiras diferentes. O Ideal neste caso é cada um ter uma boa mesa de desenho ou mesa grande e plana, paredes livres para colar o material para análise e reflexão, uma boa cadeira confortável, boa iluminação, computador com internet, um celular, e materiais de desenho, se puder livros de desenho e material que inspire como revistas e música. O importante aqui é se sentir confortável, mas não demais, ter o ambiente adequado as características de cada pessoa.

É importante que a “empresa”, escrevo desta maneira devido ao fato de que esta pode não ter CNPJ, mas ter nome, site, sócios, clientes etc, tenha bem definida seu plano de negócios. O plano de negócios é importante, pois ele conduz todas as ações da empresa. Dentro deste plano de negócios encontraremos missão, visão, valores, objetivos, metas, cronograma, organograma funcional, etc, clique aqui para baixar o modelo de plano de negócios do SEBRAE. O Plano de negócios serve para que todos tenham total consciência do que estão fazendo e para onde estão indo. A comunicação sempre deve ser primada, por isso utilize e-mail, gtalk, MSN, facebook, SMS, celular, tudo que estiver ao alcance para se comunicar com seus colegas de trabalho, mas tome cuidado, é preciso muita disciplina para não cair em tentação e desperdiçar horas batendo papo com outras pessoas.

A maior dificuldade aqui é separar trabalho da vida cotidiana da casa. As pessoas tendem a achar que pelo fato de você estar em casa, você não está trabalhando. Imponha limites para os outros e para você. Nada de ficar atendendo a qualquer pedido ou sair para comer, ver TV e conversar a cada 15 min. Isso vai minar sua produtividade e confiança, pois ao final do dia nada vai ter sido feito. O ideal é dedicar um momento para atender as atividades domésticas, definir 1h por dia em que você estará disposto a atender a qualquer pedido. Doutrina e disciplina são Indispensáveis, ter um horário de trabalho definido, planejar suas tarefas, ter um cronograma de atividades individuais. Existem diversas ferramentas que podem ajudar a planejar suas tarefas e coordenar os projetos a seguir algumas:

Google Agenda:

http://www.google.com/calendar

Basecamp (gerenciador de projetos):

http://www.basecamphq.com

Highrise (gerenciamento de contatos):

http://www.highrisehq.com

Hootsuite gerenciamento de mensagens em redes sociais:

http://hootsuite.com/

Equipe ideal em ambiente próprio

Neste cenário é mais fácil de controlar o ambiente, podendo ser planejado. O ideal é ter uma divisão entre o ambiente de trabalho e o ambiente de descanso. O ambiente de trabalho deve ter uma mesa grande que comporte a equipe ideal e ainda permita se desenhar em cima dela ou colocar computadores. A mesa grande permite uma integração maior entre as equipes, frente aos tradicionais cubículos. A única vantagem existente nos cubículos é o fato de que este permite a imersão completa, a concentração, uma das características do trabalho criativo. Para contornar isso o ideal é ter um momento de concentração coletivo ou uma plaquinha individual indicando “momento de imersão” onde a pessoa não será atrapalhada. Material de desenho, cadeiras confortáveis, paredes livres para riscar e colar coisas, livros a disposição (Xerox pode ser uma boa estratégia inicial). Também é bom ter um ambiente de descanso e descontração, com pufs, cadeiras, sofás, de repente uma mesa de ping-pong ou sinuca, café, água, frigobar, até um videogame. O que vale aqui é a diversão e isso vai depender de como a equipe gosta de se divertir.

Um ambiente mais livre é adequado, pois assim se cria confiança e conforto necessários para as pessoas exporem suas idéias e ousarem. Uma hierarquia de cargos não é aconselhada, os últimos estudos mostram que em ambientes mais igualitários as pessoas tendem a serem mais criativas. A hierarquia e o controle podem sufocar a criatividade, mas como sabemos, pouco controle pode fazer com que os projetos não avancem. No vídeo do processo criativo da IDEO podemos ver que em determinados momentos os gerentes, que fazem parte das equipes de desenvolvimento, tomam o controle do processo para que o projeto avance e atinja o seu objetivo.

A figura do gerente de projetos deve existir, mas não como aquele carrasco que cobra dos outros, mas sim como um técnico que cria as condições necessárias para o sucesso da equipe. Alguém terá sempre que tomar a dianteira, esse papel não precisa ficar restrito a uma só pessoa, mas também não pode ser qualquer pessoa. No Google existem dois planos de carreiras, um para gerencia e outro para tecnocratas. Eles fazem assim, pois identificaram que nem todas as pessoas têm as características ideais para gerencia e nem sempre um bom funcionário técnico deseja ou consegue ser um bom gerente. Outro problema a ser evitado é o que acontece em agências publicitárias. A estrutura criada é altamente anti-criativa. Primeiro temos o setor de atendimento, que são pessoas que não entendem nada de projeto, e então temos o setor de criação, que é forçado a trabalhar de maneira não projetual e no nível de criatividade expressiva, pois o prazo é muito curto para se pensar. O setor de atendimento fala com o cliente e transmite a informação “necessária” para a criação, só que a informação nunca é a necessária. Aqui se criou um modelo organizacional rígido, burocrático… Todo o desenvolvimento de projeto deve passar por esse telefone sem fio e ponto final! Sem falar na setorização e a especialização excessivas criadas internamente. Pessoas que trabalham somente com arquitetura da informação, outras com layout, e assim por diante. A especialização tende a levar a desumanização do trabalho, fazendo com que as pessoas não tenham consciência total de seu trabalho. Elas perdem o sentido do que, porque e para quem estão trabalhando e tendem a se deprimir ou desgostar do que fazem. Evite isto, uma pessoa pode gostar muito de dígito-virtual, mas não significa que ela não possa contribuir para o desenho de produto glífico, mas isso depende também de como seu escritório se posicionou no mercado. Evite reuniões, elas vêm de cima para baixo como uma ordem. Todo mundo para o que está fazendo, não importa o quão importante seja, mesmo que ela estivesse alcançando uma boa solução através de um longo processo de concentração, ela deve ir a esta reunião. A maior parte das pessoas em uma reunião não precisaria estar lá! E elas de fato não estão. Suas mentes estão em outro lugar, pensando em qualquer coisa menos na reunião.  O vídeo a seguir demonstra estudos relacionados a improdutividade.

Resumidamente, mantenha-se pequeno com um ambiente aberto sem uma estrutura burocrática, sem muitas reuniões e cargos. Tenha a comunicação como um princípio, tanto interno como com os clientes. Uma das desvantagens de grandes empresas é a perda do contato humano na comunicação, então explore essa vantagem. Outra vantagem que uma pequena empresa tem é o poder de mudança. Grandes empresas tem dificuldade de mudar rapidamente, pois isto implica em custos altíssimos. Então, mantenha-se pequeno, comunicativo, aberto para erros e soluções, ambientes muito burocráticos inibem o erro e a busca de novos caminhos para solucionar problemas. Não desista de seus ideais. Empresas sem personalidade tendem a não ter uma posição definida no mercado. Se você defende o desenho projetual não tenha medo de perder clientes, isso acontece com todas empresas. Não tem como atender a todos ou suprir todas necessidades. Se posicione e mantenha seus ideais, os simpatizantes sempre surgirão. Procure fornecer uma divisão das horas de trabalho que permita aos funcionários um tempo a projetos pessoais. O Google utiliza o modelo 70/20. 70% do tempo para projetos internos e 20% para projetos pessoais. Esta é uma maneira de manter as pessoas motivadas, gerar novas soluções, e garantir a pluralidade de interesses. Trabalhe com pessoas autodidatas. O Google, Facebook, Microsoft tendem a contratar pessoas acadêmicas, pois estas se mantém focadas em seus princípios resistindo as pressões do mercado e conseguem aprender através de seu próprio esforço e vontade.

Outra dica é fazer cursos de administração. O SEBRAE possui uma plataforma EAD de cursos gratuitos. É indispensável ter boas práticas administrativas para manter a saúde financeira do seu negócio. Você só precisa acessar o site fazer seu registro e se inscrever nas turmas. Se seu negócio avançar, procure o quanto antes o SEBRAE ou alguma assessoria para formalizar seu negócio, registro de CNPJ e marca, indispensáveis para alavancar os negócios. Hoje em dia existem diversos descontos como o Simples Nacional e Estadual que facilitam a vida das micro e pequenas empresa, assim como acesso a crédito.

Softwares

Google Agenda:

http://www.google.com/calendar

Basecamp (gerenciador de projetos):

http://www.basecamphq.com

Highrise (gerenciamento de contatos):

http://www.highrisehq.com

Hootsuite gerenciamento de mensagens em redes sociais:

http://hootsuite.com/

Vídeos

http://vimeo.com/7953312

http://www.ted.com/talks/lang/por_br/jason_fried_why_work_doesn_t_happen_at_work.html

Arquivos

http://www.4shared.com/document/BZFdL4Ab/Plano_de_negocios_SEBRAE.html

Sites

http://www.ead.sebrae.com.br/

http://37signals.com/

Bibliografia

FERREIRA, Victor Cláudio Paradela. Modelos de gestão. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2005.